Import wpłat z plików CSV z systemu bankowego

Import wpłat z plików CSV z systemu bankowego

Aktualizacja (piątek, 02 maja 2014 21:06)

Ten artykuł jest częścią podręcznika użytkownika

Celem tej funkcjonalności jest ułatwienie monitorowania wpłat do należności, bez żmudnego przepisywania wpłat z wyciągów bankowych. Patomorfolog umożliwia automatyczne zaimportowania wpłat z pliku CSV wygenerowanego przez system bankowy klienta.

Funkcjonalność importu dostępna jest z z menu programu

Objaśnienia do przycisków

Import CSV - Pozwala na wybranie pliku CSV z dysku celem importu.

Reguły - pozwala na tworzenie reguł i połączeń, których program używa dla prawidłowego rozpoznawania wpłat

Przetwórz - uruchamia procedurę automatycznie rozpoznającą zaimportowane wpłaty

Określ FV - pozwala na ręczne wprowadzenie numeru faktury do wpłaty, która nie została automatycznie rozpoznana

Jak zaimportować plik CSV

Należy wybrać przycisk Import CSV, a następnie w oknie dialogowym wybrać z dysku plik CSV pobrany z systemu bankowego oraz określić z jakiego banku pochodzi. Następnie kliknąć OK aby zaimportować.

Prawidłowość importu zostanie potwierdzona stosownym komunikatem.

Uwaga! Komunikat o błędzie importu CSV może być spowodowany dwoma przyczynami:

1. Plik CSV został przez użytkownika uszkodzony - rozwiązanie: proszę pobrać plik z systemu bankowego jeszcze raz

2. Bank z systemu którego został wygenerowany plik, zmienił strukturę generowanego pliku - rozwiązanie: proszę zgłosić błąd do nas, celem aktualizacji oprogramowania

Lista wpłat

Prawidłowo zaimportowana lista wpłat wygląda następująco:

Opcje filtrowania

Po prawej stronie wpłat, znajdują się kontrolki oznaczone odpowiednio literami P i A. Informują one użytkownika o tym, czy dana wpłata została przez system Przetworzona lub Anulowana (wpłata anulowana nie będzie automatycznie przetwarzana przez system). Domyślnie system nie pokazuje wpłat, które zostały już Przetworzone lub Anulowane. Użytkownik może zobaczyć te wpłaty zmieniając odpowiednie wartości na pasku filtrowania i klikając przecisk Odśwież.

Rozpoznawanie wpłacających

Po zaimportowaniu wpłaty, system automatycznie próbuje rozpoznać wpłacających na podstawie numerów rachunków bankowych podanych w systemie (czytaj sekcję Reguły). Jeżeli wpłacający do danej wpłaty zostanie rozpoznany, nazwa wpłacającego zostanie automatycznie dopisana poniżej nazwy zaimportowanej z pliku CSV. Użytkownik powinien umożliwić systemowi rozpoznanie wpłacających za pomocą reguł. Stosowanie reguł przyspiesza proces rozpoznawania wpła oraz podnosi jego jakość (nawet o 50%).

Reguły

Celem przyspieszenia oraz poprawy jakości automatycznego rozpoznawania wpłat nawet o 50%), Patomorfolog używa tzw. reguł.

Podstawową regułą dostępną dla użytkownika jest możliwość tworzenia połączeń pomiędzy ZOZem (odbiorcą faktury) a numerem rachunku bankowego zapisanego w wyciągu bankowym (pliku CSV).

Ponieważ w wyciągach bankowych numer rachunku bankowego wpłacającego jest jedną z nielicznych cech, która nie może zostać zafałszowana przez niedbałość zapisu, system używa numerów rachunków bankowych dla identyfikowania wpłacających.

W początkowym okresie użytkowania tej procedury, użytkownik powinien przypisać nazwę podaną w pliku importu z fizycznym wpłacającym (procedury definiowania numerów rachunków dokonujemy tylko jeden raz). Można tego dokonać używając jedej z dwóch opcji dostępnych pod przyciskiem Reguły.

Użyj opcji Rachunek bankowy -> ZOZ aby wybrać ZOZ z listy.

Zaznacz właściwą wpłatę (z nierozpoznanym wpłacającym) na liście wpłat a następnie. Wybierz Reguły -> Rachunek bankowy -> ZOZ a następnie w oknie wyszukiwania ZOZów znajdź właściwy.

W efekcie definiowania reguły, pole Rozpoznana nazwa ZOZ zapełni się wskazaną nazwą ZOZu.

W podobny sposób działa funkcja Reguły -> FV-> Rachunek bankowy -> ZOZ. W przypadku tej funkcji należy określić numer faktury do której należy wskazana wpłata. Numer faktury musi być podany w pełnej formie np. 170/11/2011. W przypadku tej procedury, system sam wyszuka ZOZ - odbiorcę faktury o wpisanym numerze i przypisze do niego numer rachunku ze wskazanej wpłaty.

Uwaga!

W sytuacji, gdy wpłacający wpłaci należność za fakturę np. na poczcie, nie ma gwarancji, że będzie on jedynym wpłacającym, występującym na liście z określonym numerem rachunku bankowego i funkcja automatycznego rozpoznawania wpłat może nie działać prawidłowo. W takiej sytuacji należy usunąć mylnie przypisany numer rachunku korzystając z procedury: Reguły -> Usuń rachunek bankowy. Usunąć rachunek bankowy można również z okna z detalami ZOZu.

Automatyczne rozpoznawanie wpłat

Kiedy proces definiowania reguł zostanie zakończony można przystąpić do automatycznego rozpoznawania płatności. Należy kliknąć przycisk Przetwórz. W trakcie tej procedury, program przejdzie przez wszystkie niePrzetworzone wpłaty i spróbuje przypisać je do właściwych faktur analizując tytuł wpłaty, kwotę, listę należności i inne elementy.

W momencie, gdy procedura rozpozna i przypisze płatność do faktury, oznaczy ją jako Przetworzoną. Po przejściu przez całą listę, procedura kończy działanie odświeżając listę wpłat. Ponieważ domyślnie okno wyświetla tylko nieprzetworzone wpłaty, wszystkie te, które udało się rozpoznać - znikną z listy. Przetworzone wpłaty można zobaczyć ustawiając odpowiednio opcje filtrowania.

W przypadku, gdy dane w opisie wpłaty nie będą wystarczające do automatycznego rozpoznania wpłaty, procedura pozostawi ją nierozpoznaną. Taką - nierozpoznaną wpłatę można określić ręcznie.

Ręczne określanie wpłaty

Ręczne określenie faktury jest możliwe przez wskazanie właściwej wpłaty na liście i wybranie przycisku Określ nr FV. Numer faktury musi być podany w pełnej formie np. 170/11/2011. W wyniku działania tej procedury, system oznaczy wpłatę jako Przetworzoną.

Anulowanie wpłat

W przypadku wpłat, których absolutnie nie da się rozpoznać, lub też nie dotyczą faktur (np. wpłaty własne zasilające rachunek), wpłatę można anulować.

Anulowanie wpłaty odbywa się przez kliknięcie kontrolki Anulowana we właściwym wierszu.

Anulowana wpłata nie będzie w przyszłości przetwarzama.

Niebezpieczeństwa

System jest zabezpieczony przed wielokrotnym rozliczeniem tych samych wpłat i między innymi blokuje możliwość wielokrotnego importu tego samego pliku CSV. Należy jednak unikać sytuacji, gdy kolejny importowany plik CSV obejmuje wpłaty zaimportowane wcześniej.